【食品異物混入クレーム】会社への報告書の書き方テンプレート集

パン

はじめに

この記事は

異物混入クレームを起こしてしまった!会社へ報告書を提出しないといけないけど、どう書いたらいいか分からない。

と思っている人に向けた記事になります。

報告書のテンプレートを幾つか載せるので参考にして下さい。

報告書 テンプレ 1

報告書

件名:食品異物混入クレームに関する報告

日付:[報告書の作成日]

担当者:[担当者名]

  1. 概要 弊社の[商品名]において、[異物の名称]が混入しているとのクレームを受け、調査を行いました。 その結果、[異物の名称]が商品に混入していたことが判明しました。
  2. 対応 (1) 商品の回収 即座に商品の回収を行い、顧客に対して返金または交換対応を行いました。 顧客には、深くお詫び申し上げました。

(2) 停止販売と再発防止策の実施 調査の結果、原因は[原因]であることが判明しました。 該当商品の生産・販売を一時停止し、再発防止策を実施することを決定しました。 具体的には、製品の品質管理体制を再点検し、従業員の教育・研修を強化します。

(3) 顧客対応 顧客には、お詫びとともに詳細な説明を行い、今後の対応をお伝えしました。 また、今後同様の事態が発生しないよう、再発防止策に努めることをお約束いたしました。

  1. 原因 調査の結果、[原因]が原因であることが判明しました。 再発防止策として、品質管理の見直しと従業員の教育・研修を徹底的に行います。
  2. 今後の対応 今後も、品質管理の強化と従業員の教育・研修を継続的に行い、お客様に安心してご利用いただける商品を提供するよう努めます。

以上

敬具

[会社名] [担当者名] [役職]

報告書 テンプレ 2

件名:異物混入クレームに関する報告書

〇〇株式会社 品質管理部門

〇〇〇〇年〇〇月〇〇日

【報告者】: 氏名:(あなたの名前) 部署:(あなたの部署)

【報告事項】: 異物混入クレームに関する報告

【概要】: 〇〇日、弊社製品(製品名)に関して、お客様より異物混入のクレームが寄せられました。 これを受け、品質管理部門として速やかに調査を行い、原因の特定と再発防止策を策定しました。

【クレーム内容】: お客様は、弊社製品(製品名)の中に硬い異物が混入していることを指摘されました。 お客様から提供された写真等によると、異物は約1cm×1cm程度の大きさで、形状は不規則です。

【調査結果】: 工場での生産過程を調査した結果、該当の異物が原料供給時に混入していることが判明しました。 原料供給業者との連絡の上、原料の検査体制の再確認を行いました。 また、製品の検査プロセスを見直し、異物が検出されなかった理由を追求しました。

【理由】:

  1. 原料供給業者の検査体制の不備による異物混入
  2. 弊社の製品検査プロセスにおける見落とし

【対策】:

  1. 原料供給業者と連携し、検査体制の強化と改善を図る
  2. 弊社の製品検査プロセスを見直し、検査項目や検査方法の改善を行う
  3. 今回のクレーム対応に関して、お客様に謝罪と補償を行う

【今後の予定】:

  1. 原料供給業者との検査体制の強化に関するミーティングを実施
  2. 製品検査プロセス改善のためのプロジェクトチームを立ち上げ、改善策を実行
  3. 内部教育を実施し、製造担当者を含めた関係者全員が品質管理の重要性を再認識するよう取り組む。

【まとめ】: 今回の異物混入クレームに対して、迅速かつ的確な対応を行い、原因の特定と再発防止策を策定しました。 今後は、品質管理の強化と改善に取り組み、お客様に安心して製品をご利用いただけるよう取り組んでまいります。

報告書 テンプレ 3

【クレーム内容詳細】: お客様より、〇〇日に弊社製品(製品名)をご利用中に、約1cm×1cm程度の大きさの異物を発見されたとのクレームが寄せられました。 異物は不規則な形状をしており、硬い素材であることが確認されました。

【調査結果詳細】: 工場での生産過程を調査した結果、原料供給時に混入した異物が原因であることが判明しました。 原料供給業者との連絡の上、原料の検査体制の再確認を行い、今後の異物混入防止策に繋げました。 また、製品の検査プロセスを見直し、検査項目や検査方法の改善を行い、再発防止策を策定しました。

【対策詳細】:

  1. 原料供給業者との連携し、検査体制の強化と改善を図る
  • 原料供給業者とのミーティングを実施し、異物混入防止策の改善策を協議する。
  • 原料の検査項目や検査方法の再確認を行う。
  • 一定期間、異物混入の再発防止のために、原料の検査を強化する。
  1. 弊社の製品検査プロセスを見直し、検査項目や検査方法の改善を行う
  • 製品検査プロセスの見直しを行い、異物混入防止策の改善を実行する。
  • 製品の検査項目や検査方法の改善を行う。
  • 一定期間、製品の検査を強化する。
  1. 今回のクレーム対応に関して、お客様に謝罪と補償を行う
  • お客様に対して、異物混入に対しての謝罪と、補償措置を行う。
  • 弊社の品質管理の取り組みについて説明を行い、再度ご信頼を得る。

【今後の予定詳細】:

  1. 原料供給

業者との検査体制の強化に関するミーティングを実施

  • 原料供給業者とのミーティングを実施し、異物混入防止策の改善策を協議する。
  • 弊社から提案する原料の検査項目や検査方法の改善に対し、原料供給業者と合意形成を図る。
  1. 製品検査プロセス改善のためのプロジェクトチームを立ち上げ、改善策を実行
  • 製品検査プロセスの改善に取り組むプロジェクトチームを立ち上げ、改善策を実行する。
  • プロジェクトチームによる製品検査プロセスの再設計、検査項目や検査方法の改善を行う。
  • 改善策の効果を評価し、必要に応じて改善を続ける。
  1. 内部教育を実施し、製造担当者を含めた関係者全員が品質管理の重要性を再認識するよう取り組む
  • 品質管理に関する内部教育を実施し、製造担当者を含めた関係者全員が品質管理の重要性を再認識するよう取り組む。
  • 内部監査の頻度を増やし、品質管理の徹底を行う。
  • 品質管理に関する情報共有を強化し、社内外に信頼される企業としてのイメージ向上を図る。

【まとめ詳細】: 今回の異物混入クレームに対して、迅速かつ的確な対応を行い、原因の特定と再発防止策を策定しました。 今後は、品質管理の強化と改善に取り組み、お客様に安心して製品をご利用いただけるよう取り組んでまいります。 特に、原料供給業者との連携強化、製品検査プロセスの改善、品質管理に関する内部教育等を実施し、品質管理を徹底することに努めます。 また、今回のクレームに対する謝罪と補償に留まらず、今後もお客様にご満足いただけるよう、品質改善に取り組んでまいります。 弊社としては、お客様からのご指摘を重く受け止め、改めて品質管理の重要性を認識し、全力で取り組んでまいります。 今回の件については、ご迷惑をおかけしたことを心よりお詫び申し上げます。

以上、異物混入クレームに関する報告書でございます。 何かご不明な点等ございましたら、お気軽にお問い合わせください。

おわりに

会社への細かい書き方の説明は↓にあります。参考にして下さい。

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